חשיבות ניהול הבניין באופן נכון ומקצועי
הבניין לא נקי ולא מתוחזק...יש סימני התפוררות בכל מקום...הגינה נראית גרוע...הלובי נראה מוזנח...הריח הכללי לא נעים...המעלית לא נקייה...וכו'
כשאורח מגיע לבניין, הדבר הראשון שהוא חש זה את האווירה הכללית, אם הוא בא במטרה לבדוק דירה בבניין, יש לו כמה שניות לחוש את האווירה הכללית.
בניין לא מתפקד הוא מתכון ברור לבעיות ואוירה רעה, הדבר הזה מרחיק אורחים איכותיים שמחפשים מקום מגורים שהם יוכלו להתגאות בו.
ועד בית מתפקד ומקצועי מרים את הבניין ומשפיע על הביקוש של הדירות והערך שלהם מעבר ל DNA של הדירות.
מאידך ועד-בית לא מתפקד מביא בסופו של דבר להרחקת מתעניינים, ומתווכים לא יאהבו להביא לקוחות פוטנציאלים.
תפקיד זה אינו משחק ילדים ומצריך זמן רב על התעסקות עם ספקים שונים, התמודדות עם דיירים שמסרבים לשלם וכמובן תחזוקת הבניין!
וישנו עוד יתרון לא כתוב לועד בית מקצועי ומתפקד:
הקשר בין השכנים טוב יותר, ובעיתות משבר וחירום, השכנים הם הכי קרובים לתת-יד ולעזור בזמן הנכון.
להלן רשימת נושאים חלקית שועד-הבית מתמודד איתם:
- עבודה מול קבלני הניקיון או חברת תחזוקה
- איסוף ורישום דמי השתתפות בתחזוקת הבניין
- ביקורות
- תחזוקת מעליות
- שירותי גינון
- ביצוע תשלומים לחברת חשמל
- תיקוני צנרת
- תיקוני איטום
- ביטוחים
- תכנון ושמירה על התקציב
- ניהול ישיבות והוצאת דוחות
- נושאים משפטיים
טיפים לניהול ועד-הבית
ניהול ועד-בית באופן מוצלח הוא לא בהכרח כישרון אלא פשוט התנהלות נכונה מול המשימות ומול הדיירים, להלן מספר טיפים שיעשו לכם את מלאכת הניהול זורמת יותר:
- תכנון שנתי, תכננו תקציב על סמך שנים קודמות ולזה להוסיף מידה מסויימת של הוצאות בלתי צפויות בהתאם לגיל הבניין, כך שאל תגבו "דמי ועד" מדויקים. לא ניתן לצפות את כל ההוצאות מראש ואם נשאר עודף בקופה תמיד אפשר לנצל זאת לשנה שאחרי.
תזכרו חשבון ועד-בית אין לו אשראי והוא לא יכול להיות במינוס - כשיש לכם תקלה או שיפוץ בבניין, תעבדו לפי ההוצאות הצפויות באותו חודש, ואם אין מספיק את מחלקים את התשלום לקבלן על פני מספר תשלומים.
- מדי פעם שווה לבדוק את גובה ההוצאות, ולבדוק את מחירי השוק
- הוצאה בתחזוקת המעלית, ישנם חברות תחזוקה שמציעות תחזוקה מלאה + חלפים, כדאי לבדוק כל שנה את הסכום שהוצאתם על תיקון המעלית ואז אתם יכולים לדעת אם משתלם לכם להיכנס לעסקה שכזאת.
- תעבירו את הבניין לתאורת לד, זה יזיל את חשבונות החשמל ויאפשר לכם גם נקודות עם תאורה קבועה
- אופי העבודה עם כל קבלן שבהתחלה הכל מצויין, אח"כ ישנה ירידה, ואח"כ שיגרה, אין הרבה קבלנים בשוק ולא תמיד החלפת הקבלן היא הפיתרון, בניין שמחליף קבלנים באופן תדיר, שמו יצא לפניו ובסופו של דבר לא תמצאו קבלנים, לכן יש לשמור קשר עם הקבלנים (בעיקר קבלני ניקיון וגינון), דברו איתם, תראו להם שאכפת לכם, ואם הם החמיצו יום, דברו איתם תראו להם שאתם בעניינים. לעולם לא לכעוס. הם עושים את העבודה בשבילכם, ואנשים הם לא רובוטים.
מאוד חשוב לשמור את הדיירים מרוצים, אבל גם את הקבלנים. - כשאתם עושים אסיפת דיירים – רשמו פרוטוקול מסודר והפיצו אותו בהקדם בין הדיירים. כך ההחלטות יהיו בתוקף ומשמעותיות, ולא יהיו אח"כ ויכוחים מה הייתה ההחלטה.
- כשאתם רואים שכנים, הקדימו להם שלום עם חיוך זה תמיד טוב ובפרט כשאתם בתפקיד ועד הבית.
- כששכנים מתלוננים על דברים חשובים וגם על זוטות – התייחסו אליהם בנימוס, אל תכנסו לוויכוחים מיותרים, תרשמו, תכניסו לתכנית במידת הצורך, אבל הכי חשוב תראו להם שהתייחסתם ולקחתם את דבריהם לעומק.
כבוד הדדי - יוצר תקשורת. ותקשורת טובה תעניק גם לכם סיפוק מהעבודה והשירות שנתתם - אנשים תמיד מבקרים ואומרים את דעתם גם כשלא ביקשתם, בכל ביקורת ישנה אינפורמציה שאתם צריכים, לכן הכילו, ואל תתביישו גם לבקש פידבקים חיוביים כשצריך.
אנשים אוהבים לבקר, אנשים חכמים יודעים גם לפרגן - בניין דיירים הוא גם קהילה בה אנשים מדברים בינם לבין עצמם וישנה הוויה, ברוב הזמן אתם לא חלק מזה, אבל שירות אמין ומכובד יכניס אותכם לשיחת היום.
הגדילו ראש ותראו בבניין, לא אוסף של משימות, אלא קהילה שאתם נותנים לה שירות, זה מייד יעשה את ההבדל
בהצלחה