עד כמה חשוב לנו ועד-הבית מתפקד עם תוכנה לניהול ועד-בית...
מדינת ישראל הולכת לבנייה מגה-רוויה
כבר עכשיו אנו רואים בנייה רוויה גם באזורי הכפר. ובערים ממוצע הבניינים עולה כל הזמן, ואנו כבר צופים בממוצע של 9 עד 10 קומות לבניין, מספר הדירות הממוצע לקומה אף הוא עולה ומגיע היום ל 4.5 דירות לקומה.
בניינים רבים יש כבר שני קומות של פנטהאוז וגם סוגים שונים של מיני-פנטהאוזים
בנייה רוויה מצריכה מערכות מורכבות יותר וחומרי בנייה מתוחכמים יותר.
ריבוי מבנים, יותר ויותר דיירי-מבנים, מגדיל את הצורך לחוקים, תקנות ותקינות למגורים בטוחים, משותפים וסובלניים.
מגורים משותפים צריך לנהל, והבניין בעצם נחשב כאזור משותף של כלל הדיירים. אזור משותף שצריך ניהול מקרב הדיירים, לרוב זה נעשה בהתנדבות וללא ידע מקדים.
המשימה אמנם לא מורכבת מדי ודורשת יחסי שכנות טובים ושיתוף פעולה של כל הדיירים, אך היא לא נוחה ונחשבת 'עז' שקשה להיפטר ממנו.
כדי לעשות את המשימה לקלה וחלקה יותר ישנם מספר כלי ניהול העומדים לרשות ועדי-הבית.
אז מהי תוכנת ניהול טובה? אפליקציה או אתר בענן? או אולי להשתמש באקסל מתוחכם?
למעשה האופרציה הכי קריטית היא 'ניהול הכספים' ומנגנוני התקשורת בין בעלי הבית.
מטלות ועד-הבית
את הר המטלות של ועד הבית ניתן לחלק לחמישה תחומים עיקריים:
- כספים: גבייה ותשלום מיסי ועד, ניהול הוצאות וחשבונות
- תקשורת: שקיפות ניהולית, ופירסום פעילות הועד לשאר הדיירים, כמו כן פרסום הודעות שונות הרלוונטיות לחיים בבניין
- ארכיון: יצירת מאגר החלטות, ישיבות ומסמכים שיהיה ניתן לעיין בהם בכל עת
- פעילות: ניהול משימות שוטפות ומשימות מיוחדות
סוגי פתרונות לניהול ועד הבית
ישנם הרבה פתרונות לניהול ועד-בית, וכנראה שיהיו עוד בעתיד. ניתן לחלק אותם לשלוש קבוצות עיקריות:
- תוכנות ייעודיות, להתקנה או לשימוש בענן, הכוללות מודולים מובנים המותאמים לצרכי ועד בית.
כל הפתרונות המוצעים מספקים כלים וממשקים לניהול הכספים, חלקם מציעים גם מודולים נוספים, ויש גם פתרונות המתיימרים לכסות את כל קשת הדרישות.
חיפוש גוגל: תוכנה לניהול ועד בית | תוכנה לוועד הבית - תוכנות פתוחות המאפשרות בנייה של יישומים מותאמים אישית ללא צורך בידיעת קוד.
בשנים האחרונות התפתחו פלטפורמות חכמות המבוססות על מסדי נתונים גמישים וממשקים ידידותיים, בעזרתם ניתן לבנות אפליקציות שימושיות בקלות וללא ידע תכנותי. בין השמות הבולטים: מאנדיי.קום, אייר-טייבל, נויישן. קהל המטרה של פלטפורמות אלו כולל עסקים קטנים ובינוניים, אך הן מתאימות מאוד גם עבור קבוצות עבודה, וגם לוועדי בתים. - גיליון נתונים (אקסל או אחר) בשילוב עם ספריות קבצים ועזרים אחרים.
זהו, ככל הנראה, הפתרון הנפוץ ביותר עדיין. יש להניח שגם בקרב ועדי בתים, במיוחד ותיקים, השימוש במערך כלים סביב גיליונות נתונים פופולארי במיוחד. זהו, כמובן, גם הפתרון הזול ביותר.
הפתרון המומלץ
פתרון לניהול ועד-בית צריך להיות פתרון שנוח לצורת הניהול של הועד הקיים, חסכוני בזמן וכסף ומאפשר תחושת שליטה על הדברים החשובים לניהול השקיפות בבניין.
ניהול ועד-בית רע משפיעה מאוד על תחושת השכנות בבניין ויכול לגרום לבעיות שונות אפילו לסירוב מוחלט של הדיירים להשתתף בתחזוקת הבניין ושמירה על קיימותו.
כלי נכון מספק שליטה ושקט נפשי.
לפעמים עדיף פתרון פשוט 'ופרימיטיבי' אם הוא מקנה לכלל הדיירים את התשובות הרצויות, ויוצר אמון בבניין, הכי חשוב, כלי טוב מאפשר העברת שרביט חלקה לדיירים אחרים שיתנדבו לועד-הבית, ומוריד את הפחד מפני התנדבות למשימה. לכן השאיפה צריכה להיות לכלי אמין, עם שקיפות מלאה ואין צורך למהר לנטוש כלי רק כדי להשיג טכנולוגיה חדישה יותר ולפעמים אמינה פחות עם פחות שמירה על המידע של הדיירים.
....
מספר דגשים בבחירת תוכנה לניהול ועד בית
לפני שמחליטים על תוכנה לניהול ועד-בית כדאי לוודא מספר נקודות, או לפחות לקבל תחושה לגביהם:
- שימושיות: עד כמה האתר או האפליקציה שימושית, האם ישנה הדרכה זמינה והאם ישנו מענה לשאלות ואי-הבנה בשימוש
- תמיכה טכנית: האם יש מענה סביר לבעיות טכניות, האם ישנו מענה סביר לבקשות מיוחדות
- עדכונים ושדרוגים: עד כמה עדכונים ושדרוגים מסוכנים למידע הקיים, והאם ישנו מצב שתמצאו את עצמכם בגירסה ישנה ומסוכנת לחדירות
- גיבוי ויצוא נתונים: אתם הבעלים והאחראים לגבי הנתונים שאתם רושמים במערכת, לכן ישנה חשיבות לבצע גיבוי קשה מדי פעם, חשוב לבדוק אם יש לכם אפשרות לייצא את הנתונים.
-
מעבר למערכות תואמת, או תחילת עבודה במערכת קיימת: בדיקת אפשרות להזנת נתונים ומסמכים
כדאי לזכור:
מערכת המכבדת את עצמה עם תכנית פיתוח ארוכה, לא תגבה מכם כל עמלה בתקופה הראשונית
דוגמאות לתוכנה לניהול ועד-בית
מכירים עוד תוכנות לניהול ועד-בית?
נשמח שתכתבו לנו ואנו כבר נצרף אותם לרשימה support@residential.work