פרוטוקול ישיבה מהו, ולמה זה כל כך חשוב בניהול ועד-בית

מה זה בכלל פרוטוקול?

פרוטוקול הוא מסמך רשמי, לאו בהכרח מסמך משפטי, שנועד לצורך תיעוד מלא או סיכום של הדברים שנאמרו במהלך דיון מסוים אצל גוף מסויים. 
פרוטוקול (ידוע גם בשם פרטיכל) הוא מסמך שנכתב במהלך דיון הכולל משתתפים שונים ומטרתו לסכם את כל מה שנאמר במהלך אותו דיון כך שיהיה תיעוד.
כאשר מטרת התיעוד היא על מנת ליצור שקיפות מוחלטת בין חברי הישיבה, תזכורת על מה דובר בישיבה וכן לצורך המשך פעולה עבור הדיונים הבאים.

הדיון (ישיבה) יכול להיות בנושאים שונים בדרך כלל בדרגים הגבוהים בארגון, כגון ישיבות דירקטוריון בחברות וכד'. 
הגופים הבאים עשויים להשתמש בפרוטוקול: חברה פרטית (בע"מ), חברה ציבורית, ארגונים ועמותות שונות וכן גופים ממשלתיים.

עוד חשוב לציין כי בחלק מהמקרים, פרוטוקול עשוי להיות חתום על ידי עורך דין, כך שיו"ר הראש חתום כי הוא מצהיר כי תוכן הפרוטוקול נכון ואמיתי – בכך המסמך הופך להיות לא רק רשמי, אלא גם משפטי.

פרוטוקול חייב לשקף את האמת מהדיון והוא יכול להיות מלא או מתומצת, אסור להוציא מהמסמך דברים שאינם ראויים להישמע ואסור לתקן את הפרוטוקול.

תכולת הפרוטוקול

על מנת לדעת איך לכתוב פרוטוקול, חשוב לדעת ראשית כי יש כמה מרכיבים חשובים במסמך, והם:

• שם הארגון – השם של הארגון או הגוף שבו התקיים הדיון (שם החברה, שם עמותה, וועדה, דירקטוריון, מוסד ציבורי וכד').
• מועד קיום הדיון – מועד הדיון כולל בתוכו את המיקום של הדיון, התאריך של הדיון ולעיתים גם השעה הספציפית של הדיון.
• כותרת הדיון – לצורך מה התכנסו המשתתפים, על מה הם הולכים לדבר בדיון (בכלליות).
• רשימת משתתפים – רשימת כל האנשים שהשתתפו בדיון, ניתן גם להוסיף את רשימת האנשים שהוזמנו ובכך לחלק את הסעיף לכל האנשים שהיו נוכחים בדיון ואנשים שנעדרו מהדיון. 
  בדרך כלל ממונה ראש לוועדה / ישיבה – הוא זה שיוביל את הדיון.
• על סדר היום – סעיף זה נועד לספק נושאים שעליהם ידון הדיון. ייתכנו מקרים שבהם יהיו כמה נושאים שעליהם ידונו המשתתפים.
• תוכן הדיון – זהו לב הדיון והוא מציג את כל מה שנאמר במהלך הדיון. בחלק זה יש 2 אפשרויות עיקריות:
  • רישום דברים בדיוק כפי שנאמרו – כולל כל ההתבטאויות של המשתתפים.
  • רישום תמציתי של הדברים – כולל ציטוטים של המשתתפים.
• החלטה – בדרך כלל סיום כל נושא של הדיון, כותבים את ההחלטה שהתקבלה על ידי כלל המשתתפים כולל ההצבעה. כלומר, כמה הצביעו בעד וכמה הצביעו נגד והאם ההחלטה התקבלה או לא.
• נעילה – כמו בבית משפט שמקישים עם הפטיש כאשר הישיבה ננעלה – גם כאן. יו"ר ראש הישיבה מסיים את הישיבה.
• חתימה – בדרך לאחר הנעילה, יו"ר חותם על הפרוטוקול וכאן הישיבה ננעלת סופית.
  כפי שציינו לפני כן, בחלק מן המקרים, תידרש גם חתימת עו"ד אשר יאמת כי הישיבה התקיימה במקום ובזמן שצויין, כמו כן, שהיו"ר מצהיר על כך שהפרוטוקול אמין ומאומת.

טיפים לכתיבת פרוטוקול

יש לרשום את הדברים באופן רהוט וברור. 
יש להשתמש בשפה נאותה, להוסיף סימני פיסוק נכונים, לבדוק שגיאות כתיב ולבדוק שגיאות ניסוח ותחביר.
יש להשתמש במרכיבים הרשומים לעיל לפי הסדר שלהם. 
המרכיבים הללו הם הבסיס של כתיבת פרוטוקול.
יש לחלק את הפרוטוקול לפי נושאים. 
יש לפרוס כל נושא לפי החלקים העיקריים שלו. 
כך למשל, יש להציג את המצב הנוכחי כיום, הבעיה המתוארת, להציג את הפתרונות לבעיה, לדון על כל פתרון, לקבל החלטה מהו הפתרון המתאים ביותר על ידי הצבעה, וכן, לקבוע מה השלבים הבאים עד להשגת הפתרון לבעיה.
יש לכתוב את כל מה שנאמר בדיון או לחילופין לסכם וזאת בתנאי שכל הדברים החשובים ייכתבו בדיון. 
אין להשמיט מידע חשוב ומשמעותי גם אם אחד המשתתפים או יותר לא אהבו את מה שנאמר. 
חלה חובת שקיפות מוחלטת כך שכל אחד יוכל לבטא את עצמו.

מומלץ לצלם או להקליט את הדיון כך שהוא יהווה חלק בלתי נפרד מהפרוטוקול.