מה הדרך הטובה ביותר לנהל ספקים, קבלנים וחברות תחזוקה?

ניהול נכון מתחיל בבחירה נכונה ונבונה של הגורמים הבאים לתת שרות בבניין.
לא רק עלויות חשובות כדאי לקחת בחשבון שמרבית הבעיות חוזרות על עצמן והבניין לא נהיה צעיר יותר.
להלן מספר נקודות שיש לשים עליהם את הדגש:

•  בחירת ספק וקבלן
  • ערוך מחקר יסודי ובדיקת נאותות בעת בחירת ספקים וקבלנים, תוך התחשבות בגורמים כגון מוניטין, ניסיון, כישורים, תמחור והפניות. 
  • השג הצעות מחיר או הצעות מרובות עבור שירותים כדי להבטיח תמחור תחרותי ותמורה לכסף. 
  • כדאי לתת עדיפות לספקים וקבלנים עם רקורד מוכח של אמינות, איכות ביצוע ועמידה בלוחות זמנים.
• משא ומתן על חוזה
  • יש לנהל משא ומתן על חוזים ברורים ומפורטים עם ספקים וקבלנים המתארים את היקף העבודה, תוצרים, לוחות זמנים, תמחור, תנאי תשלום, אחריות, דרישות ביטוח ונהלים ליישוב סכסוכים.
  • הצעת עבודה מפורטת גם מלמדת אתכם על היקף וסיבוכיות העבודה.
  • כדאי להבטיח שהחוזים עומדים בדרישות החוק והרגולציה ומגנים על האינטרסים של בניין המגורים ותושביו. 
• מעקב אחר ביצועים
  • הקמת מדדי ביצועים מרכזיים (KPIs) והסכמי רמת שירות (SLAs) למדידת הביצועים של ספקים וקבלנים מול סטנדרטים מוסכמים.
  • מעקב והעריך באופן קבוע את ביצועי הספק והקבלן על סמך מדדי KPI כגון איכות העבודה, עמידה בזמנים, היענות ושביעות רצון הלקוחות. 
  • לספק משוב לספקים ולקבלנים על ביצועים ולטפל בכל בעיה או דאגה באופן מיידי. 
• תקשורת ושיתוף פעולה
  • שמירה על תקשורת פתוחה ושקופה עם ספקים וקבלנים לאורך כל מחזור חיי הפרויקט, כולל עדכוני התקדמות שוטפים, שינויים בדרישות ומשוב על תוצרים.
  • טיפוח מערכת יחסים של שיתוף פעולה עם ספקים וקבלנים על ידי מעורבותם בתהליכי קבלת החלטות, חיפוש קלט על תכנון הפרויקט, וטיפול באתגרים בשיתוף פעולה. 
• תאימות וניהול סיכונים
  • יש לוודא שספקים וקבלנים עומדים בדרישות החוק, הרגולציה והבטיחות, לרבות רישוי, ביטוח, היתרים ותקני בריאות ובטיחות תעסוקתית. 
  • אימות אישורים ואישורים של ספקים וקבלנים כדי להבטיח שהם עומדים בכישורים ובסטנדרטים הדרושים. 
  • ליישם אסטרטגיות ניהול סיכונים כדי לזהות, להעריך ולהפחית סיכונים פוטנציאליים הקשורים לפעילויות ספקים וקבלנים, כגון עיכובים בפרויקט, חריגות בעלויות וסכנות בטיחותיות. 
• ניהול חוזים 
  •  ניהול רישומים מסודרים ומעודכנים של חוזים, הסכמים והתכתבויות עם ספקים וקבלנים. 
  • עקוב אחר תאריכי תפוגה של חוזה, תנאי חידוש וסעיפי סיום כדי להבטיח עמידה בהתחייבויות חוזיות והזדמנויות למשא ומתן מחודש או לסיום לפי הצורך. 
  • לתעד כל שינוי, תיקונים או חריגה מתנאי החוזה ולוודא שכל הצדדים מעודכנים ומסכימים. 
• תשלום וחשבונית
  • קביעת נהלים ברורים לאישור ועיבוד חשבוניות מספקים וקבלנים במועד. 
  • ודא את נכונות החשבוניות מול תנאי החוזה, היקף העבודה והתוצרים לפני עיבוד התשלומים. 
  • יש להבטיח שקיפות ואחריות בעסקאות פיננסיות עם ספקים וקבלנים, שמירה על רישומים מדויקים של תשלומים והוצאות. 
• משוב ושיפור מתמיד
  • לבקש משוב מהדיירים, הנהלת הבניין ומבעלי עניין אחרים בנוגע לביצועים של ספקים וקבלנים. 
  • השתמש במשוב כדי לזהות אזורים לשיפור וליישם פעולות מתקנות או שיפורי תהליכים כדי לשפר את ביצועי הספק והקבלן. 
  • לטפח תרבות של שיפור מתמיד על ידי עידוד תקשורת מתמשכת, למידה ושיתוף פעולה עם ספקים וקבלנים.
• שיטות אתיות ובני קיימא
  • עודדו ספקים וקבלנים לדבוק בפרקטיקות אתיות ובני קיימא, כגון ניהול סביבתי, נהלי עבודה הוגנים, גיוון והכלה ואחריות חברתית תאגידית. 
  • קחו בחשבון קריטריונים של קיימות בבחירת ספקים וקבלנים, כמו המחויבות שלהם לשיטות בנייה ירוקה, יעילות אנרגטית ואישורים סביבתיים.